¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a autónomos y pymes?
Si tienes una empresa o trabajas como autónomo y utilizas un programa para emitir facturas, probablemente hayas escuchado hablar de VeriFactu. El término aparece cada vez con más frecuencia relacionado con la digitalización de la facturación, la Agencia Tributaria y los nuevos requisitos que deben cumplir los programas informáticos.
Pero ¿qué significa realmente VeriFactu y qué cambia para una empresa? La respuesta es más sencilla de lo que puede parecer: el cambio afecta principalmente a la forma en la que los sistemas informáticos generan, registran y conservan la información de facturación.
Por eso, antes de cambiar de programa o contratar una nueva herramienta, lo importante es entender qué exige la normativa y cómo puede afectar a tu forma actual de trabajar.
¿Qué es VeriFactu?
VERI*FACTU es la denominación utilizada para los Sistemas de emisión de facturas verificables previstos dentro del marco establecido por el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos que deben cumplir determinados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). (BOE)
El objetivo del reglamento es que los sistemas utilizados para facturar garanticen características como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. (BOE)
Integridad e inalterabilidad
Los registros de facturación deben conservarse de manera que no puedan ser alterados o eliminados de forma indebida sin que quede constancia de ello.
Trazabilidad
El sistema debe permitir seguir la secuencia de los registros y mantener información que permita conocer cómo se han producido determinadas operaciones.
Encadenamiendo seguro (hash)
Los registros de facturación se relacionan mediante mecanismos de encadenamiento y huella digital (hash), reforzando la trazabilidad de la información.
Código QR
Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos sujetos al reglamento deben incorporar la representación gráfica mediante código QR en los términos establecidos por la normativa.
¿Por qué se introduce esta normativa?
El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación nace en un contexto de transformación digital de la gestión empresarial y busca reforzar la calidad y trazabilidad de la información de facturación.
Uno de sus objetivos es evitar el uso de sistemas que permitan ocultar, alterar o eliminar operaciones de forma indebida, garantizando que los registros de facturación mantengan una secuencia y unas condiciones de seguridad determinadas.
Para una empresa, esto supone que el programa de facturación deja de ser únicamente una herramienta para crear facturas. También debe garantizar que la información generada durante ese proceso se gestione de acuerdo con los requisitos técnicos establecidos.
Y aquí aparece una cuestión importante:
La adaptación debe producirse principalmente en el sistema informático, no necesariamente en la forma en la que trabaja tu empresa.
¿A quién afecta VeriFactu?
El Reglamento establece requisitos para los sistemas informáticos utilizados por determinados empresarios y profesionales cuando estos sistemas soportan procesos de facturación dentro de su ámbito de aplicación. (BOE)
Por eso, el tema afecta especialmente a:
Autónomos
que utilizan programas informáticos para gestionar su facturación.
PYME
que utilizan programas informáticos para gestionar su facturación.
Empresas
con sistemas de gestión más completos, como ERP, que incluyen procesos de facturación.
Negocios
que utilizan desarrollos propios o soluciones personalizadas para emitir y gestionar sus facturas.
El impacto concreto puede variar según la situación fiscal de cada empresa, el sistema utilizado y la forma en la que se gestiona la facturación.
Por eso no conviene asumir que todas las empresas tienen que realizar exactamente el mismo cambio.
¿Significa esto que tengo que cambiar mi forma de trabajar?
No necesariamente.
Y este es uno de los puntos que más interesa aclarar.
La adaptación normativa no significa automáticamente que tengas que abandonar el programa con el que llevas años trabajando. Una empresa puede tener un software que ya funciona correctamente para sus procesos de clientes, presupuestos, ventas, facturación o gestión interna y necesitar únicamente adaptaciones técnicas o actualizaciones para cumplir los nuevos requisitos.
En otros casos, puede ser necesario conectar diferentes herramientas mediante integraciones. Y, en determinadas situaciones, cambiar de software puede ser la opción más eficiente.
Por eso, antes de tomar una decisión, conviene analizar primero la situación real de cada empresa.
No se trata de cambiar por cambiar. Se trata de determinar qué necesita realmente tu sistema.
Si quieres profundizar en esta cuestión, puedes consultar nuestro contenido:
¿Tengo que cambiar mi programa de facturación para adaptarme a VeriFactu?
¿VeriFactu es lo mismo que todo el reglamento de facturación?
No exactamente.
El Real Decreto 1007/2023 establece el marco de requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación. Dentro de ese marco se contempla el Sistema de emisión de facturas verificables o VERI*FACTU, que se caracteriza por la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria en las condiciones establecidas por la normativa. (BOE)
Esta diferencia es importante porque el término “VeriFactu” se utiliza habitualmente para referirse de forma general a todo el proceso de adaptación, aunque técnicamente existe una distinción entre el reglamento y la modalidad VERI*FACTU.
¿Qué debería hacer una empresa ahora?
La mejor estrategia no es empezar comprando un nuevo programa. El primer paso es entender qué sistema utiliza actualmente la empresa y cómo gestiona su facturación.
Una revisión inicial debería permitir responder preguntas como:
- ¿Qué programa utilizamos actualmente?
- ¿Quién desarrolla o mantiene ese software?
- ¿Cómo se generan y registran las facturas?
- ¿Nuestro proveedor tiene previsto adaptar el sistema?
- ¿Utilizamos un ERP o varias herramientas conectadas?
- ¿Tenemos desarrollos personalizados?
- ¿Existen integraciones con otros sistemas?
Con esta información será mucho más fácil determinar cuál es el camino adecuado.
El proceso puede resumirse en tres pasos:
Revisar
Analizar el software y los procesos actuales de facturación.
Entender
Identificar qué requisitos deben cumplirse y qué necesita realmente la empresa.
Decidir
Determinar si es necesario adaptar, integrar o cambiar el sistema.
¿Ya tienes un programa de facturación?
No cambies nada todavía.
Si ya utilizas un programa de facturación o un ERP, podemos analizar tu situación para determinar qué necesitas realmente.
Te ayudamos a identificar si la mejor opción es:
ADAPTAR → INTEGRAR → CAMBIAR
Preguntas Frecuentes
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu forma parte de un nuevo marco de requisitos técnicos que busca que la información generada por los sistemas de facturación sea segura, trazable y no pueda modificarse de forma indebida.
¿VeriFactu afecta a los autónomos?
El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación contempla a empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación dentro de su ámbito de aplicación. La situación concreta depende de las características fiscales y operativas de cada obligado.
¿Tengo que cambiar mi programa de facturación?
No necesariamente. Antes de sustituir un programa conviene analizar si puede actualizarse o adaptarse a los requisitos aplicables. En algunos casos también puede ser posible integrar soluciones adicionales.
¿Qué cambia en las facturas?
Entre otros requisitos, las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos sujetos al reglamento deben incorporar un código QR en las condiciones establecidas por la normativa. En el caso de los sistemas VERI*FACTU, la factura incorpora además la mención correspondiente prevista en la normativa.
¿Qué debo hacer si no sé si mi software está preparado?
Lo recomendable es consultar al fabricante o proveedor del sistema y solicitar información sobre su adaptación al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Si necesitas una valoración independiente, también puedes analizar tu situación antes de tomar una decisión sobre el software.